Onlangs sprak ik een jonge ondernemer die plotseling in een onverwachte – en eerlijk gezegd ongewenste – situatie belandde. Toch zag hij er ook de voordelen van in. Zijn dagelijkse stroom berichten was teruggelopen van 120–160 naar zo’n 20–30 per dag. Een verademing, vertelde hij. Want zijn agenda en energie werden eerder vaak volledig opgeslokt door de enorme hoeveelheid berichten en reacties die op hem afkwamen.

Zijn bekentenis raakte een snaar: niet zelden laten we ons in ons werk leiden door de hectiek van inkomende signalen. Terwijl effectief leiderschap juist vraagt om het bewuste managen van tijd, aandacht en prioriteiten.

De matrix van Covey opnieuw bezien

Ik herinnerde hem aan een gesprek dat we zo’n anderhalf jaar eerder hadden gevoerd, op het hoogtepunt van zijn ondernemersdrukte. Toen al spraken we over Stephen Covey’s bekende time management-matrix uit zijn boek: De zeven eigenschappen van effectief leiderschap.

Covey nodigt ons uit om dagelijkse werkzaamheden te beoordelen langs twee assen: urgentie en belangrijkheid.

• Segment 1 – Urgent én Belangrijk: crisissituaties en deadlines die onmiddellijke aandacht vereisen.

• Segment 2 – Niet urgent maar wél Belangrijk: strategisch werk, relatiebeheer, innovatie, voorbereiding.

• Segment 3 – Urgent maar niet Belangrijk: onderbrekingen, verzoeken van anderen, ad hoc activiteiten.

• Segment 4 – Niet urgent en niet Belangrijk: tijdverspillers, trivia, bezigheden die nauwelijks waarde toevoegen.

De valkuil en de sleutel

Veel leiders herkennen dat hun dagen vaak vollopen met Segment 1 (brandjes blussen) en Segment 3 (reacties op de agenda van anderen). De sleutel tot duurzaam en effectief leiderschap ligt echter in Segment 2. Dáár ontstaat de ruimte voor visie, reflectie, groei en de ontwikkeling van mensen en organisatie.

Zoals Peter Drucker al stelde: “There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.”

Van segment 3 naar 2

Interessant is dat veel van het werk dat binnenkomt in eerste instantie ‘urgent maar niet belangrijk’ lijkt (Segment 3). Hier ligt de kunst van leiderschap: het doorzien, selecteren en – indien nodig – direct herplannen in Segment 2, zodat het op een gecontroleerde manier deel uitmaakt van de strategische To-Do-lijst.

En natuurlijk blijft er altijd onverwacht, urgent én belangrijk werk opduiken. Een crisis die onmiddellijke actie vereist. Covey wijst er echter terecht op dat leiders die bewust ruimte reserveren voor Segment 2 beter in staat zijn om ook deze Segment 1-uitdagingen effectief en met kalmte op te pakken.

Wat we vaak vergeten

Dan blijft er nog Segment 4: activiteiten die weinig tot geen waarde hebben. Deze zijn vaak verleidelijk omdat ze makkelijk, bekend of zelfs ontspannend zijn, maar ze voegen zelden iets toe aan de koers of het leiderschap. Voor leiders ligt hier de vraag: moet ík dit doen, moet het überhaupt gebeuren, of hoort het thuis bij iemand anders in de organisatie?

In dit verband raakt time management direct aan een ander leiderschapsthema: delegeren. Een leider die structureel te veel tijd in Segment 4 (of zelfs 3) doorbrengt, houdt onvoldoende ruimte over voor datgene waarvoor hij of zij werkelijk is aangesteld: richting geven, keuzes maken en mensen ontwikkelen.

De gekleurde teksten in de afbeelding

Tenslotte koppel ik hieronder aan de Time Management Matrix afbeelding van Stephen Covey (ook wel de Eisenhower-matrix genoemd) nog graag de emoties/ervaringen die hierin in kleur genoemd staan.

---

Segment 1 – Adrenaline (Belangrijk & Urgent)

• Dit zijn crises, deadlines, brandjes blussen.

• Ze vragen onmiddellijke actie en leveren vaak een adrenalinekick op: je voelt je alert, gefocust, soms zelfs energiek.

• Nadeel: structureel te veel tijd hier doorbrengen leidt tot stress en uitputting.

---

Segment 2 – Voldoening (Belangrijk & Niet-urgent)

• Dit gaat over preventie, planning, relatieopbouw, persoonlijke ontwikkeling.

• Hier werk je proactief aan zaken die echt waardevol zijn, zonder druk van urgentie.

• Het gevoel dat overheerst is voldoening: je investeert in lange termijn en merkt dat je keuzes bijdragen aan betekenis en resultaat.

---

Segment 3 – Irritatie (Niet-belangrijk & Urgent)

• Hier gaat het om onderbrekingen, telefoontjes, mails, vergaderingen die urgent lijken maar in feite weinig waarde hebben.

• Omdat ze druk opleveren maar niet bijdragen aan jouw doelen, leidt dat vaak tot irritatie: je voelt je geleefd door andermans prioriteiten.

---

Segment 4 – Spijt (Niet-belangrijk & Niet-urgent)

• Activiteiten zoals doelloos scrollen, bingewatchen of tijd verdoen aan triviale dingen.

• Op korte termijn misschien ontspannend, maar op de lange termijn overheerst spijt: je beseft dat je je tijd hebt verspild aan zaken die niets opleveren.

---

Een kans

Voor de jonge ondernemer met wie ik sprak, bleek de onverwachte daling in berichten een kans. Het bood hem letterlijk de ruimte om zijn aandacht opnieuw te ordenen. Niet als luxe, maar als noodzaak voor de volgende fase van zijn ondernemerschap.

Misschien is dat wel de kern van time management voor leiders: niet de illusie dat alles onder controle kan zijn, maar de discipline om telkens opnieuw te kiezen waar je je kostbare aandacht en tijd op richt.

Wenst u deze grip of wil u gewoon graag meer weten over ‘time management’, of over Organisatieontwikkeling, Leiderschap of Strategie.

Bel 0683 398 488 of laten we hierover geheel vrijblijvend praten onder het genot van een kopje koffie.